KarthaDoc consente l’acquisizione, l’archiviazione, la conservazione sostitutiva, il trattamento, la consultazione, la riproduzione e la distribuzione di contenuti, immagini e documenti.
I sistemi per la conservazione sostitutiva dei documenti e i sistemi di gestione della firma digitale sono diventati una realtà, grazie ai recenti decreti attuativi. Le aziende moderne, nella loro attività quotidiana, trattano un numero consistente di documenti, la cui gestione, spesso non organizzata, porta ad una riduzione dei livelli di produttività.

KarthaDoc è lo strumento che consente di gestire, archiviare e consultare tutto il flusso documentale aziendale, rappresenta la soluzione ai problemi derivanti dalla gestione documentale cartacea, è un valido supporto per l’organizzazione aziendale, ottimizza i processi aziendali e ne riduce i costi.

KarthaDoc permette di inviare documentazione digitale fiscale (ad esempio le fatture) in ottemperanza alle normative vigenti consentendo un notevole risparmio economico.
KarthaDoc è uno strumento completo di gestione documentale e soddisfa tutti i requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.

KarthaDoc è: personalizzabile, integrabile, innovativo, modulare e sicuro.

I più importanti moduli aggiuntivi di KarthaDoc sono i seguenti:
EmailPortal: permette agli utenti registrati in KarthaDoc di accedere ai documenti ivi presenti effettuandone richiesta attraverso un messaggio di posta elettronica non strutturato e ricevendo sempre per posta elettronica il documento richiesto (se presente).

LegalDoc: è il servizio che permette di affidare alla società esterna Infocert la delega completa delle responsabilità della conservazione sostitutiva secondo gli obblighi definiti nella delibera CNIPA 11/2004, con modalità completamente integrate nel prodotto KarthaDoc. Con l’attivazione di tale servizio Infocert viene quindi nominata Responsabile della conservazione sostituiva dei documenti dell’azienda.

La soluzione per acquisire, elaborare e trasferire verso i vostri sistemi informativi le fatture dei fornitori. Alta qualità dei risultati e bassi costi di esercizio rappresentano i fattori peculiari della soluzione.

Il processo di elaborazione delle fatture passive richiede tradizionalmente un rilevante dispendio di risorse umane ed economiche: dalla raccolta delle fatture cartacee, la loro protocollazione e distribuzione all’ufficio amministrativo preposto, alla registrazione contabile, alla validazione presso gli uffici interni competenti e, per ultimo, all’archiviazione cartacea. Il reperimento successivo della fattura dall’archivio (ad esempio in caso di contenzioso) è inoltre lento, costoso e soggetto ad errori (ad esempio nel caso di fattura catalogata erroneamente).

KarthaForInvoice velocizza, abbattendone i relativi costi, una parte significativa del processo prima descritto, automatizzando la fase di acquisizione, rilevamento automatico dei dati della fattura e trasferimento verso i sistemi contabili e di gestione documentale presenti in azienda.

KarthaForInvoice permette infatti di:

Acquisire le fatture cartacee utilizzando scanner dedicati o multifunzioni dipartimentali

Prelevare fatture ricevute su caselle di posta elettronica

Riconoscere automaticamente il fornitore e prelevare le informazioni essenziali della fattura (numero e data della fattura, partita IVA ed anagrafica del fornitore – verificata, se è il caso, con l’anagrafe fornitori già disponibile in azienda, importi, condizioni di pagamento, riferimento ad ordini o documenti di trasporto)

Controllare la qualità del risultato ed eventualmente correggere errori di lettura o interpretazioni

Inviare automaticamente i dati e le immagini elettroniche delle fatture ai sistemi contabili ed eventualmente al sistema di gestione documentale KarthaDoc